Bernhardiner-info.de

mit diesen Worten begrüßte mich kürzlich ein bernhardiner-info -Leser am Telefon. Er ist zweiter Vorsitzender eines Zuchtvereins.

Was dieser mir berichtete:
„Der 1. Vorsitzende unseres Vereins trifft alle Entscheidungen im Alleingang. Im Grunde will er von uns (Vorstandspersonen) nur, dass wir seine Entscheidungen abnicken. Der Kassenwart hat sein Amt schon hingeschmissen, weil er keine Lust mehr hat. Und auch ich stehe kurz davor, mein Amt niederzulegen. Haben Sie nicht einen Tipp für mich, wie man den 1. Vorsitzenden daran erinnern kann, dass wir ein Vorstands-Team und nicht eine 1-Mann-Veranstaltung sind?“

In der Tat:
Da ist eine schwierige Situation entstanden. Der 1. Vorsitzende in diesem Verein, so erzählte mir der Leser, ist neu im Vorstandsamt. Überhaupt hatte der Verein Schwierigkeiten, das Amt des ersten Vorsitzenden überhaupt neu zu besetzen, nachdem der frühere Erste aus Altersgründen nicht mehr angetreten war.

Und hier offenbart sich das ganze Dilemma:
Aus dem alten Vorstand hatte niemand Lust oder Interesse, sich als Kandidat für den Ersten Vorsitzenden aufstellen zu lassen.
Der später gefundene Kandidat war erst nach langem Bitten und Betteln bereit, sich der Wahl zu stellen.

Nachdem er dann gewählt worden war, wollte und will er den Verein jetzt nach seinen Ideen und Vorstellungen entwickeln.

Dabei hat er immer im Hinterkopf:
„Keiner von den anderen, die sich haben wieder wählen lassen, wollten dieses Amt. Warum soll ich die, die sich vor der Verantwortung gedrückt haben, jetzt einbeziehen?“

In so verfahrenen Situationen gibt es eigentlich nur eine Lösung:
Die verbliebenen anderen Vorstandsmitglieder müssen mit ihrem Vorsitzenden „Tacheless“ reden. In freundlicher aber bestimmter Form. Der Rücktritt des Kassenwarts und die damit notwendig gewordene Kandidatensuche sind der ideale Gesprächseinstieg dazu.

Doch eines ist bei solchen Gesprächen extrem wichtig:
Es geht nicht nur darum, eine mehr oder minder geschickt verkleidete Beschwerde anzubringen, so ganz nach dem Beispiel:
„Peter, uns passt es nicht, dass du alle Entscheidungen alleine triffst und uns nur noch zum Abnicken brauchst“ – es geht darum, mit konkreten Lösungsvorschlägen in das Gespräch zu gehen.

Beispiel:
„Hallo Peter, wir sind wirklich froh, mit Dir einen Vorsitzenden zu haben, der Entscheidungen nicht scheut, und eine klare Vorstellung von dem hat, wohin sich der Verein entwickeln soll. Womit wir - genau wie der zurückgetretene Karl, ein Problem haben ist, dass Entscheidungen nicht mehr im Vorstand abgestimmt werden. Es geht ja nicht darum, alles klein auf klein zu diskutieren. Aber wir möchten auch nicht ständig vor vollendete Tatsachen gestellt werden.

Deshalb möchten wir folgenden Vorschlag machen:
Wir möchten die Aufgabenverteilung im Vorstand so gestalten, dass wir als Team arbeiten. Mit Dir als Kopf des Ganzen natürlich, dazu bist Du ja gewählt, aber mit klaren Kompetenzen und Zuständigkeiten für jedes einzelne Vorstandsmitglied.“

Natürlich musst Du dann auch genau aufzeigen, wer sich um was kümmert.
Aber das ist gar nicht so schwierig:
Zu diesem Thema nämlich wurde ein wunderbarer Tipp gefunden, den ich Dir nicht vorenthalten möchte:
Wie Du mit einer Geschäftsordnung für eine reibungslose Zusammenarbeit im Vorstand sorgst!
Kämen Sie auf die Idee, in einer Satzung detailliert zu regeln, wer wofür im Vorstand zuständig ist? Wer wann für welche Aufgaben verantwortlich ist? Wie und wann im Vorstand abgestimmt wird? Vermutlich nicht.

Andererseits zeigt die Praxis:
Je genauer die Arbeit des Vorstands definiert und geregelt ist, umso bessere Arbeitsergebnisse werden erzielt.
Die Lösung: eine Geschäftsordnung für den Vorstand.
Wichtig ist:
Prüfe vorher, ob die Satzung (neuesten Stand vom Vereinsregistergericht evtl. anfordern) solche Vereinsordnungen zulässt. Wenn nicht, musst Du sie zunächst im Rahmen einer Satzungsänderung anpassen.

So könnte eine Satzungsformulierung aussehen:
§ … Vereinsordnungen
Das Präsidium wird ermächtigt, Vereinsordnungen zu beschließen, die vom Vereinsausschuss zu genehmigen sind. Alle Vereinsordnungen müssen den Mitgliedern durch Aushang, durch Mitteilung in der Vereinszeitschrift oder durch gesonderte Mitteilung bekannt gemacht werden. Dies gilt auch für Änderungen und Aufhebungen bereits bestehender Vereinsordnungen.
Die Vereinsordnungen sind kein Bestandteil der Vereinssatzung. Sie werden damit nicht in das Vereinsregister eingetragen.

Vereinsordnungen können für folgende Bereiche des Vereins erlassen werden:
Geschäftsordnung für den Vorstand
Finanz- und Kassenwesen
Abteilungsordnungen
Ehrenordnung
Jugendordnung
Benutzungsordnungen für die evtl. vereinseigenen Anlagen und Einrichtungen

Solche Vereinsordnungen können Dir das Leben ungemein erleichtern. Vor allem Beitragsordnungen (womit dann über Beitragserhöhungen nicht mehr immer die Mitgliederversammlung abstimmen muss), aber eben auch die Geschäftsordnung für den Vorstand. Einfach schon deshalb, weil die Kompetenzen und Aufgaben klar geregelt sind. Und genau das ist ja auch die Aufgabe Deiner Geschäftsordnung für den Vorstand.
Deshalb ist es von Vorteil, wenn Du folgende Punkte gemeinsam mit den Vorstandskollegen verbindlich klärst:
Was genau soll mit der Geschäftsordnung geregelt werden?
Wie sollen die Regelungen im Einzelnen aussehen?
Wer soll wofür zuständig sein?

Daraus ergeben sich dann fast schon von alleine die Inhalte Ihrer Vorstandsgeschäftsordnung:

Die Geschäftsordnung gibt klare Auskunft
a. über die internen Zuständigkeiten,
b. darüber, wer die einzelnen Vorstandsmitglieder im Falle einer Verhinderung vertreten soll,
c. darüber, wie Ihre Vorstandssitzungen ablaufen sollen und
d. über die Zusammenarbeit mit anderen Vereinen und deren Vereinsorganen.

Diese Punkte bilden natürlich nur eine Orientierungshilfe. Aber sie können Dir als Leitfaden für Deine Überlegungen dienen. Wichtig ist, dass nachher im Vorstand Konsens über die Aufgaben- und Rollenverteilung besteht.

Was sich bewährt hat – und was nicht
Die in Deiner Geschäftsordnung vorgesehenen Regularien gehen den gesetzlichen Bestimmungen vor (§§ 40, 28, 32 BGB). Du kannst also wirklich alles regeln, was Dir wichtig ist – und Dir z. B. die Organisation der Vorstandsarbeit erleichtern.

Beispiele:
Du kannst regeln, dass die Vorstandssitzungen regelmäßig („jeden 3. Mittwoch in den Monaten Januar, März, Mai, Juni, September, Oktober und Dezember um 20.00 Uhr im Vereinsheim“) stattfinden. Damit werden gesonderte Einladungen überflüssig.
Du kannst aber auch festschreiben, wie eine Einladung zu erfolgen hat, beispielsweise, dass ordnungsgemäß eingeladen wurde, wenn die Vorstandsmitglieder lediglich angerufen worden sind.
Natürlich darf von den in einer Geschäftsordnung vereinbarten Fristen abgewichen werden, wenn wichtige Gründe hierfür sprechen.
In manchen Geschäftsordnungen finden sich auch Regelungen dazu, wer aus dem Vorstand welche Aufgaben wahrnimmt.

Typisch ist etwa folgende Regelung:
Der 1. Vorsitzende ist zuständig für die allgemeine Verwaltung, das Personal, die Vorbereitung und Durchführung der Mitgliederversammlungen.

Der 2. Vorsitzende ist zuständig für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.

Der Kassenwart ist zuständig für die Finanzplanung, Ausgabenfinanzierung, Steuern und Gebühren sowie den Einzug der Mitgliedsbeiträge und das Mahnwesen.

Der gepr. Ausbildungs -Zuchtwart ist zuständig für ??? z.B., Zucht, Ausstellungen, umweltgerechte Familienhundausbildung, Turniere, Wettkämpfe, Training und Vereinsregularien.

In Deiner Geschäftsordnung kannst Du auch festlegen, wie zu verfahren ist, wenn ein Vorstandsmitglied (rechtsverbindliche) Erklärungen für den Verein abgeben will. Z.B., dass Verpflichtungen des Vereins mit finanziellen Auswirkungen nur unter vorheriger Beteiligung des für die Finanzen zuständigen Vorstandsmitglieds erfolgen dürfen – und auch nur dann, wenn der Verein die erforderlichen Mittel bereitstellen kann. So schaffst Du auch beim sensiblen Thema „Geld“ ein wenig mehr Sicherheit – und machst die Spielregeln des Vereins transparent.

Kurzanmerkung des Verfassers:
Ich bin zu der Überzeugung gekommen, dass jegliche Vorstandspositionen nur mit persönlich gemachten Aktivnachweisen z.B. (Hundeführersportabzeichen) durch eine entsprechende (evtl. berufliche) Qualifikation zu besetzen sind. Mitgliederzugehörigkeit nicht unter 5 Jahren. Eine der Position angemessene Entgeltpauschale von dem Betrag X sollte in der heutigen „Zeit“ entsprechend überdacht werden.

Insbesondere ausgeprägt in der Bernhardinerszene sowie allgemein ist die Führungsarroganz gepaart mit einer gewissen Ignoranz gegenüber der Mitglieder, Einzelhundehalter und der jungen Zuchtgeneration. Dass diese entsprechend nach kürzester Zeit (nicht vereinsinteressant) damit reagieren, den Verein wieder zu verlassen, ist mehr als verständlich.

HERZLICHEN GLÜCKWUNSCH,
bei den nationalen „von der Basis, an die Basis“
Umfrage BESTE-WEB-SEITE wurde der Zwingernahme
bernhardiner-vom-messelstein.de (Gabi Fischer) aus der Abteilung „LIEBHABERZUCHT“ gewählt.