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Fahrtkostenerstattung für Mitglieder:
Wie viel darf es sein?

Frage:
Wir sind ein gemeinnützig anerkannter Hundeverein und steuerbefreit. In welcher Höhe kann der Verein an Mitglieder, die zu Wettkämpfen fahren,
1. Fahrtkosten erstatten
2. Verpflegungsgeld auszahlen?
(Es handelt sich jeweils um Tagesveranstaltungen - keine Übernachtungen innerhalb des Bundeslandes.)

Antwort:
Eines vorweg. Beim Thema Fahrtkosten gibt es einen weit verbreiteten Irrtum. Viele Vorstände glauben, dass der Passus in der Satzung „Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen vom Verein“ bedeutet, dass Fahrtkosten nicht erstattet werden können. DAS IST ABER FALSCH!

Eine Fahrtkostenerstattung gilt rechtlich nicht als Zuwendung, sondern als so genannter Aufwendungsersatz. Das bedeutet: Fahrtkostenerstattungen für Mitglieder, Vorstände, Übungsleiter und Betreuer sind möglich, wenn ein Kostenersatz in Ihrer Vereinssatzung vorgesehen ist. Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, muss die Mitgliederversammlung zunächst eine entsprechende Satzungsänderung beschließen, bevor der Verein Kosten erstatten darf.

Wichtig:
Eine Fahrtkostenerstattung durch Ihren Verein ist grundsätzlich nur dann möglich, wenn es sich um Fahrten für den Verein handelt. Kosten für Privatfahrten dürfen grundsätzlich nicht ersetzt werden.

Welche Kosten dürfen Sie ersetzen?
Was Sie Ehrenamtlichen und Mitgliedern pro Kilometer steuerfrei ersetzen, bleibt Ihnen überlassen. Allerdings dürfen Sie nicht mehr zahlen als die steuerlich maximal zulässigen Kilometersätze. Das bedeutet konkret:

Sie dürfen Aktiven, Betreuern und Eltern für Vereinsfahrten maximal 0,30 € pro gefahrenen Kilometer ersetzen.

Ein besonderes Augenmerk müssen Sie auf die Nachweise der durchgeführten Vereinsfahrten richten. Auch die damit zusammenhängenden Dokumentationspflichten in Ihrer Vereinsbuchhaltung dürfen Sie nicht vernachlässigen.

Halten Sie daher folgende Formalien penibel ein:
Keine Erstattung ohne schriftliche Abrechnung.
Erstatten Sie maximal den steuerlichen Höchstbetrag oder - falls vereinsinterne Reisekosten-Richtlinien vorhanden sind - nur den darin festgelegten niedrigeren Betrag.
Zahlen Sie Fahrtkostenerstattungen per Banküberweisung.
Heben Sie die Fahrtkostenabrechnungen in der Vereinsbuchhaltung separat auf.

Nutzen Sie Abrechnungsformulare
Stellen Sie Mitarbeitern, Ehrenamtlichen und Mitgliedern, die Fahrten im eigenen Pkw für den Verein übernehmen, ein Formular zur Verfügung - eventuell zum Herunterladen von Ihrer Vereinsseite im Internet.
Wenn dieser nicht wie in der Bernhardinerführungsszene immer Jahre hinterher hingt. Insbesondere sehen die Kassenwarte Ihre Vereinsposition der einer stillen Erwartungshaltung.

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